fungsi pekerjaan kantor menurut george r terry

FUNGSI PEKERJAAN KANTOR MENURUT GEORGE R TERRY

george Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran sebagai berikut: “Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.

 William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa “Pekerjaan perkantoran berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuat warkat-warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari.
Littlefield dan Peterson menerangkan bahwa setiap pekerjaan kantor dalam sebuah organisasi dalam dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya.
Fungsi dari pekerjaan kantor pada prinsipnya adalah memberikan layanan informasi dan perekaman dalam bidang jasa-jasa perkantoran untuk mencapai tujuan organisasi. Mills menjabarkan fungsi pekerjaan kantor, yaitu :

1.    Menerima informasi
2.    Merekam informasi
3.    Mengelola informasi
4.    Mengatur informasi
5.    Memberi informasi
6.    Melindungi aset
7.    Menyimpan informasi

fungsi pekerjaan kantor

 




A.Pengertian Pekerjaan Kantor

1.  George  R.  Terry,  pekerjaan  kantor  meliputi  penyampaian  keterangan secara  lisan  dan  pembuatan  warkat-warkat  tertulis  dan  laporan-laporan sebagai  cara  untuk  meringkaskan  banyak  hal  dengan  cepat,  guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.  Willian  Leffingwell  dan  Edwin  Robinson,  menekankan  kepada  warkat-warkat  dari  badan  usaha,  pembuatan  warkat-warkat,  dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari

3.  Geoffrey  Mills  dan  Oliver  Standing  Ford,  menekankan  kepada  fungsi kantor,  yaitu  menyediakan  suatu  pelayanan  mengenai  komunikasi  dan warkat,  antara  lain  menerima,  mencatat,  mengolah,  memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

   Dari beberapa pengertian tersebutdi atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan.

B.  Fungsi Pekerjaan Kantor

1.  Memberikan  pelayanan  terhadap  pelaksanaan  pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2.  Menyediakan  informasi/keterangan  bagi  pimpinan  organisasi  untuk membuat keputusan.

3.  Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

    C.Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a.  Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b.  Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media

c.  Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d.  Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e.  Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f.  Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g.  Menghitung

Contoh:  menghitung  data  penjualan,  keuangan,  dan  jumlah  sarana  dan prasarana

h.  Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

    Menurut  George  R.  Terry,  ,  persentase  pekerjaan  kantor  untuk  menunjang tugas utama perusahaan adalah :

1.  Typing    : 24,6%

2.  Calculating  : 19,5%

3.  Checking  : 12,3%

4.  Filling    : 10,2%

5.  Telephoning  :  8,8%

6.  Duplicating  :  6,4%

7.  Mailing    :  5,5%

8.  Other    : 12,7%

Total    : 100%

D.Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.  Bersifat pelayanan

2.  Terbuka dan luas

3.  Dilaksanakan oleh semua pihak dala

fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi

 

  .MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI

       I.            MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI

A.     Pengertian Organisasi

            Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan.

            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah :

1.      Kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu 

2.      Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.          

Ciri-ciri organisasi :

1.      Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)

2.      Ada kerjasama

3.      Ada tujuan bersama

B.     Prinsip-prinsip Organisasi :

1.      Prinsip Perumusan Tujuan

Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.

2.      Prinsip Pembagian Kerja

Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.

3.      Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban.

4.      Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya.

5.      Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal.

6.      Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

7.      Prinsip Koordinasi

Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

           

C.     Bentuk-bentuk Organisasi :

1.      Organisasi Garis / Lini

Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.

      Kelebihan bentuk organisasi Garis/ lini , antara lain :

a.       kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan

b.      proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

c.       rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan bentuk organisasi lini/ garis, antara lain :

a.       seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh

b.      biasanya pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter

c.       karyawan akan lebih sulit untuk berkembang

2.      Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.

      Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

a.       memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli

b.      cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

c.       lebih mudah untuk menerapkan  “ the right man on the right place”

Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

a.       kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya banyak sehingga tidak saling mengenal

b.      koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi

3.      Organisasi Fungsional

Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut.

Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain :

a.       pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas

b.      spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan

c.       spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya.

Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

a.       sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah terspesialisasi

b.      karyawan sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi

c.       tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

D.     Pengertian Pekerjaan Kantor

Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.

Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :

1.      George R. Terry :

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.

Kesimpulan :

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.

Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.

E.     Fungsi Pekerjaan Kantor

Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain :

1.      Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif  untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Menyediakan informasi/ ketera